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如何让众多的会议参与者在每一个环节，是会议策划管理者需要考虑的。诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项▂目，他们都可以从中得到他们想得到的东西，当然活动策划公司也要关注到与会者一些意想不到的情况，比如突发的疾病、家庭危机『或其他个人麻烦等。此外，还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天♀气或音响设备失误等突发事件呢?作为一个专业的活动策划公司，我们提出以下一些建议供您∮参考。

一、 确立明确的目标

对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明∮确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者◥相应的价值，并且能回◢报投资。

二、 完善信息的采集与分析

信息╳的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求(细节请看流程中附录-客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。

三、 追求不断的创新

每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内▽容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。

四、 制定周密的计划

无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证▲定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。

五、 实施严格的现场管理

在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力

六、 结束与细致的总结

成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值?什么是你公司的投资收益?与会者明年还会参加你的会议吗?将这些⌒答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。

七、 争取优秀，而不是完美

无论会议大小与否㊣　，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正。

八、 了解会议涉及的行业

为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。

九、 不要为了省小钱而在大事情上糊涂

保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己。

十、 记住、顾客永远是第一

你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到「此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的!

十一、合理控制预算

要学会分析并▅合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。

十二、最大限度地使用技术

技术能给①你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。(技术的运用参看“多媒体会议包装”)

十三、清晰而明确的○沟通

清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢?

十四、成熟的危机管理

针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准▆备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方△案。

十五、提ㄨ供足够的价值

为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑№或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。

以上是我们分享的会议管理要素，因此大中型企业举办大型会议，一般会选↓择专业的活动策划公司，以免发生意外。